Koszty eksploatacji samochodu - jak je obniżyć?

Jeżeli jesteś właścicielem pojazdu, to z pewnością wiesz, że każdego roku jego utrzymanie kosztuje sporo. Prowadząc firmę, część wydatków możesz ująć w kosztach uzyskania przychodu. Jakie dokładnie wydatki możesz zaliczyć do kosztów eksploatacji samochodu w 2021 roku?

 

Co zalicza się do kosztów eksploatacji samochodu?

Coroczne badanie techniczne, cykliczna wymiana opon oraz elementów eksploatacyjnych, czyszczenie wnętrza i karoserii, zakup paliwa i pakietu ubezpieczeń OC/AC czy wreszcie opłaty za parking - to tylko część wydatków, jakie ponoszą właściciele samochodów. Do tego dodać trzeba koszty napraw, które mogą być bardzo różne - w zależności od tego, jaki element pojazdu został uszkodzony.

Koszty użytkowania samochodu w dużym stopniu zależą od rodzaju pojazdu. Dużo niższe nakłady ponoszą właściciele nowych aut, które są jeszcze na gwarancji - przez kilka pierwszych lat nie muszą oni m.in. płacić za badanie techniczne pojazdu. Z kolei wyższe koszty utrzymaniasamochodu to problem właścicieli modeli używanych. Oni muszą liczyć się np. z częstymi awariami.

W dobrej sytuacji są właściciele pojazdów (również osobowych) wykorzystywanych w ramach działalności gospodarczej. Powodem jest możliwość uwzględnienia części ponoszonych wydatków w firmowych kosztach.

Rozliczanie kosztów samochodu - amortyzacja

Jeżeli do prowadzenia swojej firmy potrzebujesz samochodu, to masz dwie możliwości: możesz kupić samochód nowy lub używany. Wartość pojazdu ma znaczenie - gdy zapłaciłeś za auto więcej niż 10 000 zł, to sposób postępowania jest następujący:

1. Wprowadzasz pojazd do ewidencji środków trwałych. Ewidencja to rejestr służący do zapisywania zakupionych środków trwałych, które są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej.
2. Dokonujesz amortyzacji. Do wyboru masz amortyzację liniową lub amortyzację ze stawką indywidualną.

W przypadku amortyzacji obowiązują limity. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami amortyzacja jest możliwa do kwoty 150 000 zł, chyba że do firmy kupiłeś samochód elektryczny. Wówczas granica jest wyższa - wynosi 225 000 zł.

 

Jak rozliczyć koszty eksploatacji samochodu?

Koszty utrzymania samochodu, które jako właściciel firmy będziesz mógł uwzględnić w kosztach, zależą od tego, czy mowa o:

• Samochodzie firmowym. Wówczas będziesz mógł uwzględnić 75 proc. lub 100 proc. kosztów. O tym, kiedy ma zastosowanie 75 proc. kosztów, przeczytasz niżej.
• Samochodzie prywatnym, który jest twoją własnością. Wówczas będziesz mógł odliczyć wydatki w 20 proc.

Jeżeli samochód jest używany wyłącznie w prowadzonej przez ciebie działalności gospodarczej, będziesz mógł odliczyć pełną wartość wydatku. Jeżeli jednak choćby sporadycznie będziesz go wykorzystywał do celów prywatnych, to limit jest niższy - wynosi 75 proc. kwoty poniesionego wydatku.

 

Koszty ubezpieczenia samochodu

Każdy samochód - bez względu na to, czy jest firmowy, czy też prywatny - musi być ubezpieczony. Podstawą jest zakup polisy OC, która chroni od finansowej odpowiedzialności za szkody wyrządzone osobom trzecim. Jednak jako przedsiębiorca i właściciel nowszego pojazdu, możesz zdecydować się także na dodatkowe ubezpieczenie AC. Czy ubezpieczenie samochodu to koszt eksploatacji? Tak, polisy ubezpieczeniowe są traktowane jako koszty eksploatacyjne.

Jak wygląda kwestia uwzględniania ubezpieczenia samochodu w kosztach uzyskania przychodu w 2021 roku? To zależy od rodzaju polisy. Składkę za:

• Ubezpieczenie OC możesz w całości uwzględnić w kosztach firmowych. W rezultacie tego wydatku nie odczujesz. Analogiczne zasady dotyczą ubezpieczenia NNW (następstw nieszczęśliwych wypadków).
• Ubezpieczenie AC - zasada jest następująca: w kosztach uwzględniona może być kwota proporcjonalna do wartości pojazdu. Jeżeli kupiłeś AC dla auta o wartości powyżej 150 000 (lub 225 000 zł), to nie będziesz mógł w kosztach uzyskania przychodu uwzględnić całego poniesionego wydatku. W ten sposób rozliczysz również ubezpieczenie GAP, jeżeli się na takie zdecydowałeś.

Mimo że ubezpieczenie samochodu jest kosztem, to powinieneś pamiętać, że jeszcze inne zasady obowiązują w przypadku samochodu prywatnego, który wykorzystujesz w swojej firmie. Wówczas będziesz mógł rozliczyć jedynie część (a dokładniej 20 proc.) poniesionego wydatku.

Koszty zakupu paliwa

Jak rozliczyć paliwo w 2021roku? To jeden z najpopularniejszych wydatków eksploatacyjnych. Jak prawidłowo rozliczyć ten koszt? W 2019 r. w tym zakresie w życie weszło sporo zmian. Kwota, jaką będziesz mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, zależy od tego, czy będziesz prowadził kilometrówkę.

Jeżeli:

• Nie prowadzisz kilometrówki, to w kosztach możesz ująć 75 proc. wydatków. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, będziesz miał prawo do odliczenia 50 proc. podatku VAT.
• Wykorzystujesz samochód wyłącznie do celów biznesowych, to koszty utrzymania samochodu (w tym przypadku paliwa) będziesz mógł odliczyć w 100 proc. (zarówno kwoty netto, jak i VAT). Jest jednak warunek - musisz prowadzić kilometrówkę. To dodatkowa formalność, o której nie możesz zapomnieć.

Wykorzystujesz prywatny samochód w działalności gospodarczej? Limit jest niższy i wynosi 20 proc.

Przykład: Pan Antoni i pan Marcin są przedsiębiorcami, którzy ze sobą współpracują. Każdy z nich zatankował paliwo za 1230 zł (1000 zł netto, 230 zł VAT) i ma prawo odliczyć 75 proc. tego kosztu. Pan Antoni nie jest czynnym podatnikiem VAT, może zatem odliczyć kwotę 922,50 zł (75 proc. kwoty brutto z faktury). Z kolei pan Marcin, który jest podatnikiem VAT, może w księgach rachunkowych ująć kwotę 836,25 zł (1000 zł + 50 proc. kwoty VAT pomnożone przez 75 proc.).

Pozostałe koszty eksploatacyjne

Ubezpieczenie czy zakup paliwa to nie wszystkie koszty eksploatacyjne. Jak powinno wyglądaćrozliczenie samochodu w firmie dotyczące innych wydatków, np. napraw, za parkowanie czy przejazd autostradą? Zasady są identyczne jak w przypadku wydatków na paliwo. Możesz zatem odliczyć:

• 75 lub 100 proc. wydatków - w zależności od tego, czy prowadzisz kilometrówkę.
• 20 proc. poniesionych wydatków - jeżeli pojazd użytkujesz też w celach prywatnych.

Uwaga! Kosztem nieeksploatacyjnym jest np. podatek PCC, który reguluje nabywca pojazdu. Przed uwzględnieniem wydatku w kosztach, powinieneś upewnić się, że dany wydatek należy do katalogu wydatków eksploatacyjnych.

 

Jak obniżyć koszty utrzymania samochodu?

Zwłaszcza w firmach oszczędności na ubezpieczeniu czy zakupie paliwa są szczególnie mile widziane. Jak możesz zaoszczędzić na kosztach eksploatacyjnych? Sposobów jest kilka - możesz choćby:

• Jeździć zgodnie z zasadami eco drivingu. Hamowanie silnikiem czy uważna obserwacja drogi, aby dostosować jazdę do warunków - to przykładowe sposoby, dzięki którym możesz obniżyć zużycie paliwa.
• Kupić ubezpieczenie samochodu, korzystając z porównywarki polis. To sposób, aby sprawdzić jednocześnie co najmniej kilka propozycji ubezpieczycieli i wybrać  najkorzystniejszą ofertę.

Jeżeli z samochodu wykorzystywanego do celów firmowych korzystasz bardzo intensywnie, rozważ montaż instalacji LPG. To rozwiązanie często praktykowane przez przedsiębiorców - montaż takiej instalacji zwraca się w relatywnie krótkim okresie.