Podróż służbowa – ile pracodawca zapłaci za delegację?

Pracodawca wysyła cię w podróż służbową? Przeczytaj, kiedy nie musisz się na nią zgadzać, jakie dodatki przysługują ci z tego tytułu i ile wynosi dieta w delegacji.

Podróż służbowa czy oddelegowanie?

Podróż służbowa i oddelegowanie to zbliżone pojęcia, jednak oznaczają zupełnie coś innego.

Podróż służbowa nie wymaga zmiany stosunku pracy pracownika z pracodawcą. Nie są potrzebne dodatkowe umowy, czy aneksy. Podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejscowość, w której stale świadczy pracę dla pracodawcy, w celu realizacji obowiązków służbowych. Podróż odbywa się na polecenie pracodawcy.

Oddelegowanie to w pewnym sensie rozszerzone pojęcie podróży służbowej. Zazwyczaj wiąże się z długotrwałym świadczeniem pracy w miejscu innym niż to zawarte w umowie o pracę. Zmiana ta wymaga formalnego udokumentowania w postaci aneksu do umowy o pracę lub jej zmiany. Może to się również wiązać ze zmianą wynagrodzenia i warunków pracy.

Podstawową różnicą między delegacją, a oddelegowaniem jest to, że to pierwsze nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca, wydając ci polecenie odbycia podróży służbowej, zobowiązuje cię do wyjazdu. Oddelegowanie wymaga zmian formalnych i w związku z tym wymagana jest zgoda pracownika. Inne różnice to świadczenia, które otrzymasz od pracodawcy.

Podczas delegacji masz prawo do:

• diety,
• zwrot kosztów dojazdu, transportu komunikacją miejscową, noclegów.

W czasie oddelegowania masz prawo do:

• zwrotu kosztu zakwaterowania,
• zwrotów kosztów przeniesienia,
• dodatku za rozłąkę,
• 30 proc. diet przysługujących ci za podróż zagraniczną.

Polecenie wyjazdu służbowego

Osobą wydającą polecenie wyjazdu służbowego jest pracodawca. Pracownik nie może odmówić wyjazdu, a jeśli to zrobi, mogą  w stosunku do niego zostać wyciągnięte konsekwencje. Możesz ich uniknąć, jeśli jesteś w ciąży lub opiekujesz się dzieckiem do czwartego roku życia. Możesz nie zgodzić się na wyjazd jeszcze w innym szczególnym przypadku. Mówi o tym Art. 210 § 1 Kodeksu pracy:

„W razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego”.

Polecenie wyjazdu służbowego – jak wypełnić?

Polecenie wyjazdu służbowego musi być formalne. Można wydać go ustnie, ale zdecydowanie lepiej, jeśli jest wydane w formie pisemnej na odpowiednim druku. Powinna w nim być określona:

• data i godzina wyjazdu i przyjazdu,
• liczba godzin w podróży,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• cel podróży z opisanymi zadaniami, które ma wykonać pracownik,
• środek transportu,
• kwotę zaliczek i diet,
• inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę.

Dodatkowo pracodawca musi cię poinformować, w jakim terminie powinieneś rozliczyć delegację po powrocie.

Czas pracy podczas podróży służbowej

Obecnie w przepisach prawa nie ma dokładnie określonej długości trwania podroży służbowej. Nie ma również określonej ilości podróży służbowych, jakie pracownik może odbyć w ciągu roku. Przyjmuje się, że podróż służbowa nie powinna być dłuższa niż trzy miesiące. Jeśli przekracza tę ilość dni, to powinno być to oddelegowanie.

Do czasu pracy zaliczany jest czas pracy pokrywający się normalnymi godzinami pracy pracownika. Jeżeli w swoim zakładzie pracy pracujesz w godzinach 8-16 i tak samo podczas delegacji, to twoim czasem pracy będą tylko te godziny. Pozostałe godziny będą czasem wolnym i nie będziesz miał za nie zapłacone.

Podczas delegacji obowiązują pozostałe prawa wynikające z kodeksu pracy związane z cyklem dobowym i tygodniowym. Masz prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku między zakończeniem, a rozpoczęciem pracy oraz 35 godzin odpoczynku w tygodniu.

Odpoczynek ten może być skrócony do 24 godzin w szczególnych przypadkach, takich jak:

• prowadzenie akcji ratowniczej,
• gdy w imieniu pracodawcy zarządzasz zakładem, do którego się udałeś,
• usuwanie awarii.

Po powrocie z podróży służbowej przysługuje ci ośmiogodzinny odpoczynek, zanim rozpoczniesz pracę kolejnego dnia.

Ile wynosi dieta w delegacji?

Udając się w podróż służbową, masz prawo do diety oraz zwrotów kosztów. Zwrot kosztów przysługuje ci za dojazd, komunikację miejską, noclegi i inne udokumentowane i niezbędne wydatki. Możesz domagać się zwrotu kosztów w wysokości udokumentowanej fakturami lub biletami. Pracodawca zapłaci ci za przejazd drogami płatnymi i autostradami, opłatę za bagaż, miejsce parkingowe i postój w strefie płatnego parkowania. Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Obecnie pełna dieta wynosi 30 zł za dobę podróży. Jej wysokość jest zależna od długości podróży i wynosi:

• w przypadku podróży krajowej:

  • jeśli podróż trwa ponad 12 godzin dostaniesz pełną kwotę,

  • od 8 do 12 godzin przysługuje ci 50% diety,

  • przy podróży krótszej niż 8 godzin diety nie otrzymasz,

• w przypadku podróży zagranicznej:

  • jeśli podróż trwa ponad 12 godzin dostaniesz pełną kwotę,

  • od 8 do 12 godzin przysługuje ci 50% diety,

  • przy podróży krótszej niż 8 godzin dostaniesz 30% diety.

Jeżeli podczas delegacji otrzymujesz wyżywienie, dieta również ulega zmniejszeniu i wygląda to następująco:

• podróż krajowa:

  • śniadanie – 25 proc. diety,

  • lunch – 50 proc. diety,

  • kolacja – 25 proc. diety,

• podróż zagraniczna:

  • śniadanie – 15 proc. diety,

  • lunch – 30 proc. diety,

  • kolacja – 35 proc. diety.

Nocleg w delegacji – ile możesz wydać?

Jeżeli pracodawca nie zapewnił ci noclegu i musisz go szukać na własną rękę, to pamiętaj o kilku istotnych kwestiach. Otrzymasz zwrot kosztów noclegu, jaki widnieje na fakturze lub rachunku wystawionym przez obiekt świadczący takie usługi. Kwota za jedną noc nie może przekroczyć dwudziestu pełnych diet, czyli 600 zł. Jeśli nie przedstawisz pracodawcy rachunków, przysługuje ci ryczałt za nocleg w wysokości 150 proc. pełnej diety, czyli 45 zł.

Kalkulator podróży służbowej

Jeśli jesteś ciekaw, jak płatna jest delegacja, w którą zostajesz wysłany, możesz skorzystać z darmowych narzędzi do obliczania diety dostępnych w internecie zwanych kalkulatorami delegacji lub podróży służbowej. W sieci znajdziesz zarówno kalkulatory delegacji krajowej, jak i zagranicznej.

Kalkulator delegacji krajowej oblicza wartość kosztów podróży służbowej pracownika w oparciu o czas trwania wyjazdu, a także o informacje o poniesionych wydatkach.

W kalkulatorze podróży służbowych zagranicznych dodatkowo znajdziesz informację, ile wyniesie dieta w delegacji po przeliczeniu kursu waluty na złotówki.

Kalkulator delegacji –  jakie są stawki za kilometr?

W przypadku korzystania z własnego środka transportu w czasie podróży służbowej, również przysługuje ci zwrot kosztów. Jest to tzw. kilometrówka, która stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr ustalonej przez pracodawcę.

Stawki za kilometr przedstawiają się następująco:

• samochód osobowy o pojemności skokowej do 900cm3 – 0,5214 zł,
• samochód osobowy o pojemności skokowej powyżej 900cm3 – 0,8358 zł,
• motocykl – 0,2302 zł,
• motorower – 0,1382 zł.

Na rozliczenie podróży służbowej masz maksymalnie 14 dni.

Komunikacja miejscowa podczas podróży służbowej

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ci ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety, czyli 6 zł. Nie jest to jednak świadczenie przyznawane automatycznie. Prawo do ryczałtu na przejazdy komunikacją miejscową jest uwarunkowane odpowiednim udokumentowaniem – musisz przedstawić pracodawcy bilety, paragony, rachunki lub faktury za przejazdy.

Choroba i ubezpieczenie podczas delegacji krajowych i zagranicznych

Podczas delegacji krajowych oraz do państw należących do Unii Europejskiej jesteś objęty ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. W przypadku delegacji zagranicznej do kraju spoza Unii Europejskiej polskie ubezpieczenie zdrowotne nie obowiązuje. Powinieneś wówczas domagać się od pracodawcy wykupienia dodatkowego ubezpieczenia, które pokryje koszty leczenia w razie nagłego wypadku lub choroby.

Dobrym pomysłem jest również wykupienie prywatnej polisy na życie, która zapewni ci dodatkową, a całkiem możliwe, że i bardziej rozszerzoną ochronę. Kompleksowe polisy, które pokryją koszty twojego ewentualnego leczenia zarówno w kraju, jak i zagranicą, znajdziesz w serwisie Compero.pl.

Podróże służbowe – jak to wygląda w czasie pandemii koronawirusa?

Nie ma specjalnego rozróżnienia między podróżą służbową, a prywatną. Każdą osobę przekraczającą granicę obowiązują te same przepisy. Obostrzenia na granicy zmieniają się dynamicznie, dlatego trzeba na bieżąco śledzić komunikaty na oficjalnych stronach rządowych. Obecnie, jeśli chcesz przekroczyć granicę, obowiązuje cię 14. dniowa kwarantanna. Od tego obowiązku zwolnione są osoby będące w pełni zaszczepione oraz ozdrowieńcy.