Praca zdalna - ochrona pracownika i pracodawcy. Co z bezpieczeństwem danych?

Pandemia koronawirusa sprawiła, że w wielu miejscach praca zdalna stała się codziennością. Jakie są zobowiązania pracodawcy i pracownika? Czy pracodawca może kontrolować pracownika? Narzędzia ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.

Praca zdalna - co to?

Praca zdalna to praca wykonywana poza siedzibą pracodawcy - a więc np. nie w biurze, a w domu. Ten rodzaj pracy bywa także nazywany telepracą (taki zapis pojawia się w Kodeksie pracy), a zadania wykonywane są za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była domeną freelancerów czy osób wykonujących tzw. wolne zawody. Dziś stała się codziennością wielu z nas. Chociaż ma wiele plusów (nie chodzi tylko o mniejszą liczbę kontaktów, ale i np. o mniejszy problem z zapewnieniem opieki dzieciom w czasie nauki zdalnej czy kwarantanny, na którą zostaje wysłana cała klasa), ma także i minusy. To nie tylko brak interakcji społecznych czy problemy z organizacją pracy. Wiele niewiadomych związanych jest z ochroną pracowników i pracodawców.

Praca zdalna w ustawie

Informacje o pracy zdalnej znajdziemy w Ustawie z dnia 20 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (jej tekst znajdziesz tutaj). Czytamy tam, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie, przez oznaczony czas, poza miejscem jej stałego wykonywania. I tak, zamiast pracować w biurze, działamy przy kuchennym stole, a naszą codziennością stały się wideokonferencje i inne formy zdalnego kontaktu.

Ustawa wskazuje także, że praca zdalna może zostać polecona, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne do wykonywania takiej pracy. Musi na to pozwalać także rodzaj pracy.

Skąd wziąć potrzebne narzędzia?

Ustawa wskazuje, że to pracodawca musi zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej. To po jego stronie leży także obsługa logistyczna pracy zdalnej. Wykorzystywanie przez pracownika niezapewnionych przez pracodawcę narzędzi czy materiałów jest możliwe pod warunkiem, że umożliwiają one m.in. poszanowanie i ochronę informacji poufnych.

 

Jak pracodawca sprawdza, czy pracujemy?

Ustawa wskazuje, że wykonujący pracę zdalną pracownik ma obowiązek na polecenie pracodawcy prowadzić ewidencję wykonanych czynności. Ma ona uwzględniać m.in. opis czynności, datę i czas ich wykonania. Forma i częstotliwość powinna zostać określona w poleceniu.

 

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Pojęcie telepracy znajdziemy także w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (treść znajdziesz tutaj). Czytamy tam, że “warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową”. Jeśli jest więcej niż jedna, porozumienie musi być zawarte ze wszystkimi organizacjami. Z kolei jeśli nie ma ich w ogóle, pracodawca określa warunki w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

O telepracę może także wnioskować pracownik, a pracodawca musi go uwzględnić - chyba że nie umożliwia to rodzaj wykonywanej pracy lub organizacja pracy. Pracodawca musi poinformować o przyczynie odmowy.

Kodeks pracy wskazuje, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać uzgodnione już na etapie zawierania umowy o pracę - wtedy powinny też zostać uwzględnione warunki tej formy wykonywania pracy. Ustawa wskazuje także, co powinien zapewnić pracodawca. To:

• dostarczenie niezbędnego sprzętu,
• ubezpieczenie sprzętu,
• pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
• zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń.

Pracodawca i pracownik w odrębnej umowie mogą ustalić inne zasady. Powinny się w niej znaleźć także m.in.  informacje dotyczące wykorzystania do pracy prywatnego sprzętu pracownika, zasady porozumiewania się (w tym sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy), sposób i formę kontroli wykonywanej pracy.

Praca zdalna w czasie pandemii sprawiła, że w zakładach pracy pojawiły się szczegółowe regulaminy i zasady wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Wypracowano m.in. nowe sposoby obiegu dokumentów (ułatwieniem okazały się np. podpisy elektroniczne), zadbano o Politykę Ochrony Danych Osobowych czy o Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym.

Niezwykle istotnym elementem jest właśnie ochrona danych - na to, jak istotne są odpowiednie regulacje wskazuje Kodeks pracy, a i sami pracodawcy dbają o bezpieczeństwo, np. umożliwiając pracownikom korzystanie z VPN.

 

Praca zdalna a ochrona danych osobowych

Pracodawca powinien udostępnić pracownikom narzędzia służbowe, które spełniają normy bezpieczeństwa. Warto także zaznaczyć, że pracownik może wykorzystać prywatne narzędzia i materiały, o ile umożliwiają one poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz tajemnic prawnie chronionych.

O czym należy pamiętać w kontekście ochrony danych? To m.in.:

• zabezpieczanie dostępu silnymi hasłami,
• wielopoziomowe uwierzytelnianie,
• blokowanie urządzenia po odejściu od stanowiska pracy,
• uniemożliwienie dostępu osobom postronnym dostępu do dokumentów,
• zakaz instalowania dodatkowych programów i aplikacji,
• łączenie się z siecią firmową za pośrednictwem VPN,
• niewykorzystywanie do pracy prywatnej poczty elektronicznej (a jeśli jest to koniecznie - korespondencja i załączniki powinny być szyfrowane).

Co z dokumentami? Jeśli pracodawca umożliwia korzystanie z dokumentów w formie elektronicznej czy też zapewnia elektroniczny obieg dokumentacji, pracownik nie powinien korzystać z dokumentacji papierowej. Wskazówki dotyczące ochrony danych w czasie pracy zdalnej, przedstawia Urząd Ochrony Danych Osobowych. UODO informuje m.in. o tym, że to “pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzanie danych”. Dowiadujemy się także, że pracodawca, kierując pracownika na pracę zdalną, musi “zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami RODO dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych”. Pracownicy powinni mieć wystarczającą świadomość oraz narzędzia, które będą umożliwiać im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

Czy na kwarantannie można pracować zdalnie?

Jeśli przebywamy na kwarantannie lub w izolacji domowej, za zgodą pracodawcy możemy świadczyć pracę w trybie zdalnym - przysługuje nam wtedy normalne wynagrodzenie za pracę. W tej sytuacji nie otrzymujemy świadczeń przysługujących w okresie czasowej niezdolności do pracy. Sytuacja zmienia się, gdy nie czujemy się dobrze i nie możemy wykonywać powierzonych nam zadań - wtedy, podobnie jak w przypadku “normalnej” pracy, idziemy na zwolnienie lekarskie i przysługują nam opisane w Kodeksie pracy świadczenia.

Najczęściej - jeżeli i tak na co dzień wykonujemy pracę zdalną - w przypadku nałożonej na nas kwarantanny lub izolacji domowej i tak pracujemy. Oczywiście jeśli pozwala na to nam nasz stan zdrowia.

 

Źródła:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Dziennik ustaw